Anwenderberichte veranschaulichen besonders gut die tägliche Arbeit unserer User mit der Beschaffungsplattform. Zwei Erfahrungsberichte haben wir beispielhaft für Sie in unseren Blog aufgenommen. Gerne vermitteln wir auch Kontakte zu anderen Usern, die zum Erfahrungsaustausch zur Verfügung stehen.

Tagesaktuelle Preise schnell und effektiv verhandelt – FreiLacke setzt als international agierendes Unternehmen im Bereich Oberflächenbeschichtung neuerdings auf Onlineauktionen im Lösungsmittelbereich. Wo vorher mit großem administrativem Aufwand manuell tagesaktuelle Preise abgefragt wurden, ersetzen jetzt regelmäßige Auktionen schnell und effektiv die Preisverhandlung.

Positive Anwenderberichte von Einkäufer-Kollegen waren mit ein Grund, warum sich Roland Bäurer, Einkaufsleiter bei Emil Frei GmbH & Co. KG, für die Durchführung von Onlineauktionen auf der Beschaffungsplattform fairpartners entschieden hat. “Nach einem Screening von Markt und Anbietern war fairpartners direkt unter den letzten Dreien. Ausschlaggebend zur Entscheidung für diesen Anbieter war dann das gute Preis-Leistungs-Verhältnis”, berichtet der Einkaufsleiter.

“Bei Lösungsmitteln”, so Bäurer, “spielt es keine Rolle, welcher unserer Anbieter letzten Endes liefert. Es gibt einige Anbieter, die unsere Spezifikationen erfüllen und die entsprechende Qualität gewährleisten. Diese geschlossenen Lieferantengruppen nehmen an unseren Onlineauktionen teil. Der sich tagesaktuell ändernde Preis ist dabei der einzig ausschlaggebende Moment zur Vergabe.”

Faire Zusammenarbeit mit den Lieferanten

“Unsere Anbieter wurden von Anfang an in das neue Verfahren einbezogen”, erzählt der Einkaufsleiter. Vor der Entscheidung für die Nutzung der Beschaffungsplattform wurden die Lieferanten anhand von Fragebögen zum Vorhaben befragt. Nach 3 Monaten Testphase wurde noch einmal Feedback eingeholt. Einige Anbieter hatten bereits Erfahrungen mit Beschaffungsplattformen als Vertriebsweg. Bei Einigen musste Ãœberzeugungsarbeit geleistet werden. “Schließlich zahlen Lieferanten eine, wenn auch vergleichsmäßig geringe, Jahresgebühr für die Registrierung auf der Plattform. Bei dem relativ speziellen Produkt findet die Registrierung weitestgehend nur zur Teilnahme an unseren Auktionen statt; das müssen auch wir als Einkaufsorganisation berücksichtigen”, merkt Bäurer an. “Für uns war von vorne herein klar, wenn wir uns für diesen Weg im Einkauf entscheiden, muss der Lieferant mitspielen, und das haben wir durch eine besonders faire Vorgehensweise unterstützt: Die Kosten für eine 3-monatige Testphase zum Kennen lernen der Plattform habe wir für alle Anbieter übernommen”, berichtet Bäurer. “Die Kosten für die Jahresregistrierung übernehmen wir auch weiterhin für sehr kleine Unternehmen, denn wir wissen, die Marge bei Lösungsmitteln ist sehr gering. Ab einem gewissen Umsatz zahlen die Lieferanten ihre Jahresgebühr jedoch selbst. Mittlerweile wissen alle teilnehmenden Lieferanten die Auktion zu schätzen”, so Bäurer, “denn auch wenn sie preislich mal nicht mithalten können, gibt ihnen die Teilnahme an der Auktion wertvolle, tagesaktuelle Informationen über Markt und Wettbewerber.

Einmal gut vorbereitet – jetzt ein Selbstläufer

Das Grundgerüst für die Auktionen sieht immer gleich aus. Die entsprechenden Einstellungen hat Roland Bäurer mit seinen Mitarbeitern anhand von Testauktionen durchgespielt. Dann wurden Musterauktionen erfasst, die nun immer wieder als Vorlage dienen und einfach nur kopiert werden müssen. Damit auch bei den Lieferanten immer alles glatt läuft, hatten auch diese die Möglichkeit, anhand von Testauktionen Routine zu gewinnen. Zusätzlich wurden alle wichtigen Schritte noch einmal in einem Dokument festgehalten und den Lieferanten zur Verfügung gestellt. “Auch wenn der Umgang mit fairpartners weitgehend selbsterklärend ist”, so Bäurer, “die gute Vorbereitung unserer Anbieter ist sicher mit ein Grund, warum bei den Auktionen bisher immer alles glatt lief”.

Eine Standard-Auktion bei FreiLacke dauert 45 Minuten. Eine relativ lange Zeitspanne für eine Auktion, aber dafür sind die Lieferanten entspannter als bei großem Zeitdruck. Mittlerweile werden sogar häufig parallel laufende Auktionen an einem Tag durchgeführt. Während eine Auktion noch läuft, beginnt bereits die andere. An das Handling haben sich die Anbieter schnell gewöhnt und die parallelen Preisverhandlungen halten den Zeitverlust bei ihnen so gering wie möglich. Roland Bäurer ist davon überzeugt, die richtige Entscheidung getroffen zu haben. Sein Fazit: “In der Einkaufsabteilung sind die Auktionen mittlerweile Routine geworden, wo bisher viel administrative Arbeit nötig war. Das wäre anders nie zu erreichen gewesen.”